fbpx

Automazione dei processi aziendali: ecco tutti i vantaggi

Automazione dei processi aziendali: ecco tutti i vantaggi
Condividi sui social

Automatizzare il lavoro e, in generale, automatizzare i processi in azienda permette di raggiungere importanti risultati in termini di produttività ed efficacia.

In questo articolo, grazie al nostro Andrea Pensini, Consulente Commerciale Systematica, andiamo in profondità su questo argomento, per capire quali sono i reali vantaggi dell’automatizzazione dei processi e quali sono i modi per farlo.

 

Cosa si intende per automazione dei processi aziendali?

Se parliamo di inventario di magazzino, ancora troppe aziende lo fanno in maniera manuale e cartacea. Dove possiamo intervenire con un gestionale? Con un lettore di codice a barre e un gestionale che elabori in tempo reale le informazioni sugli articoli. Devo aver predisposto a monte l’intero ambiente affinché i processi siano automatizzati: velocizzo i tempi e riduco gli errori.

Gli stessi strumenti di automatizzazione possono essere replicati per processi di acquisto o di vendita. In questo modo gli aggiornamenti arrivano in tempo reale, garantendo enormi possibilità di gestione agevolata.

Per quanto riguarda la raccolta ordini, sono stati fatti enormi passi in avanti. Tramite un sistema di interscambio che collega il gestionale all’app, da una parte posso comunicare i dati del gestionale all’app dell’agente (saldo del cliente, storico degli ordini, giacenze, variazioni di listino, etc.), dall’altra il gestionale riceve direttamente gli ordini effettuati dall’agente. In questo caso il margine d’errore è ridotto alla zero e il servizio al cliente notevolmente migliorato.

I preventivi rappresentano un discorso a parte, dato che in linea di massima ogni azienda li redige in maniera diversa. Bolle e fatture sono del tutto automatizzate: grazie al processo del ciclo attivo, dal preventivo posso generare l’ordine in automatico, dall’ordine il DDT in automatico, dal DDT la fattura in automatico. Al giorno d’oggi è abbastanza scontato che un gestionale svolga questo processo.

 

Quali i vantaggi a lungo termine di automatizzare i processi aziendali?

In primis, quello di disporre delle informazioni in tempo reale, il che non è consentito da un sistema manuale, oltre all’incrocio di queste informazioni. Ad oggi, la Business intelligence va a leggere non soltanto gli archivi del fatturato, ma anche degli ordini da fatturare e degli ordini da consegnare.

Altro vantaggio è la riduzione del margine d’errore. Un’azienda che compila il preventivo, l’ordine, il DDT, la fattura a mano, ripete gli stessi campi descrittivi n° volte, con un margine d’errore abbastanza alto e un impegno mentale sul controllo del processo maggiore.

Infine maggiore flessibilità di intervento sui documenti, in maniera rapida e agevolata, e informazioni a portata di tutti.

 

Quali fattori interni alla tua azienda potrebbero incidere negativamente sul processo di automazione dei processi?

Chi rallenta il processo di automazione, solitamente, è l’operatore incaricato, non tanto per negligenza, quanto per mancanza di formazione sugli strumenti. Spesso l’operatore non vede i vantaggi generati dalla meccanizzazione e non si dimostra proattivo al cambiamento. È fondamentale avere in azienda un utente che creda fermamente nell’implementazione del gestionale e monitori tutte le difficoltà.

Altro elemento a scapito è un investimento economico non da poco. Il vantaggio non è immediato, ma spalmato sul lungo termine, il che può spingere il decision maker aziendale a rigettare o rimandare l’investimento.

 

Quanto è importante automatizzare il lavoro per garantire a un imprenditore maggiore controllo e capacità di analisi dei processi in corso?

In alcuni casi direi quasi fondamentale. L’informatica è in grado di mettere a nostra disposizione numeri e percentuali, altrimenti non posso effettuare considerazioni a riguardo. Posso anche dotarmi di macchinari all’avanguardia, ma se non ho personale in grado di farle operare al meglio ho fatto un investimento senza un ritorno economico tangibile.

Oggi ciò che conta è la velocità di acquisizione del dato: è fondamentale essere al corrente subito di quanto sta accadendo in azienda. Quanti ordini restano da consegnare al cliente? Quanti ancora da fatturare? Da questo punto di vista l’automazione, e quindi dotarsi di un sistema integrato in ERP, rappresenta un vantaggio competitivo considerevole per qualsiasi imprenditore.

 

Quali sono le varie fasi di implementazione del processo di automazione in azienda?

A mio avviso, l’iter ideale potrebbe essere questo:

  • La prima fase consiste nell’analisi dello stato attuale: come state lavorando? Come state svolgendo quelle operazioni che vorreste automatizzare? Spesso lo scoglio più grande per un consulente commerciale è comprendere dove il cliente desideri arrivare.
  • Il secondo passo è capire dove potremmo arrivare con lo standard e secondo quali tempistiche.
  • Il terzo passo, nel caso di Systematica, consiste nel valutare eventuali personalizzazioni che ci consentono di avvicinarci ai desiderata del cliente.
  • Infine, l’implementazione dei processi di automazione e quindi la formazione, indispensabile, sul personale dipendente.

 

Quali sono le soluzioni software migliori a tal proposito?

In questo senso, il nostro prodotto di punta è TeamSystem Enterprise, in grado di risolvere al meglio gran parte delle problematiche. Ciò che manca alla soluzione standard, tuttavia, è disporre di una serie di verticali specifici per tutte le realtà che gestiamo: ortofrutticolo, vetreria, scatolificio, calzaturificio, etc. Ogni categoria merceologica ha delle richieste particolari. Il vantaggio della soluzione TeamSystem è quello di avere un unico software adattabile, ma poco personalizzato. È a questo punto che interveniamo noi, con lo spazio di manovra garantito da customizzazioni ad hoc.

La nostra fortuna è che nel nostro territorio convivono gran parte delle categorie merceologiche, il che ci ha permesso negli anni di farci un’idea complessiva delle personalizzazioni funzionali al raggiungimento dell’obiettivo per il cliente.

 

 

Possiamo aiutarti ad aumentare l’efficienza della tua impresa. Compila questo form o scrivici a info@systematicanet.it oppure chiama lo 0733 967019. Andrea e il nostro team di consulenti sono a tua disposizione.