Ogni giorno l’innovazione tecnologica porta all’attenzione delle piccole e medie imprese nuove sfide da affrontare, oltre a una serie di soluzioni utili per aumentare la propria efficienza. L’introduzione di un centralino VoIP gioca un ruolo di primaria importanza nel processo di digitalizzazione dell’impresa e di potenziamento della comunicazione interna ed esterna.
Scopriamo di più sul centralino VoIP e sul suo funzionamento.
Cos’è un centralino VoIP?
La linea VoIP è una linea digitale che si appoggia alla rete, per cui le chiamate arrivano tramite la connessione Internet. Il centralino digitale, inoltre, consente un’integrazione completa tra telefonia e i software gestionali (ERP o verticali) dell’azienda.
Gli apparati VoIP spaziano dal semplice telefono con operatività base al cordless, fino ad arrivare a supporti con più linee e funzionalità da centralino. Questo ampio ventaglio di soluzioni, di tutti i prezzi e qualità, consente dunque di scegliere la soluzione più funzionale alla propria idea di business.
Quali sono le funzioni principali di un centralino VoIP
Il centralino VoIP ha in primis un risponditore automatico che, attraverso l’integrazione con il gestionale, consente di veicolare le telefonate in entrata in uno specifico reparto piuttosto che in un altro. Da un sottovalutare anche la possibilità di programmare aperture e orari dell’azienda: sulla base di festività o scadenza particolari, è possibile ridirigere le chiamate a telefoni anche esterni (es. cellulari) o ad altri risponditori.
Molto efficace, soprattutto nel caso di aziende con più sedi dislocate, l’opportunità di avere interni connessi alla stessa numerazione. Questa funzione rappresenta un incredibile vantaggio nel caso in cui l’azienda decidesse di promuovere la pratica dello smart working tra i suoi dipendenti: è infatti possibile delocalizzare l’interno dell’operatore sul pc, magari collegato da casa. In tal modo rendo la sua postazione di lavoro efficiente al 100%.
Integrare il VoIP con il tuo software gestionale
Una cosa molto utile è integrare il centralino VoIP con il software gestionale. In questo modo puoi far apparire, al momento della ricezione della chiamata, dei pop up automatici che riportano i dati del cliente ed eventuali sospesi (ordini aperti, insoluti, saldo o estratto conto).
Un ulteriore punto a favore del VoIP, tra l’altro, è la sua retrocompatibilità: infatti, nel caso in cui l’azienda disponesse di una linea telefonica tradizionale, è possibile configurare un’infrastruttura mista senza rinunciare al set-up preesistente.
I vantaggi di un centralino VoIP in sintesi
Riepilogando, i vantaggi del passaggio a un centralino VoIP sono molteplici:
- Integrazione con il software gestionale;
- Delocalizzazione degli uffici;
- Infrastruttura più flessibile e dinamica;
- Organizzazione e pianificazione degli orari aziendali utili alla risposta;
- Compatibilità con linee e supporti analogici tradizionali.
L’installazione e la configurazione delle sue funzionalità di base avvengono in tempi estremamente rapidi. Naturalmente, le tempistiche si allungano nel caso in cui fosse necessario effettuare l’integrazione della linea con i vari software aziendali.
