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Digitalizzare i processi aziendali: cosa significa e come farlo

Digitalizzare i processi aziendali: cosa significa e come farlo
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Rendere la tua azienda digitale è ormai un presupposto necessario per garantirne non solo la crescita, ma la sua stessa sopravvivenza. Digitalizzare i processi aziendali va fatto per step e seguendo un approccio organico.

In questo articolo cercheremo di spiegare cosa significa digitalizzare l’azienda e quali sono le prassi consolidate per rendere questo importante processo possibile. Lo faremo grazie ad Andrea Pensini, Consulente Commerciale Systematica ed esperto di digital transformation.

 

Ciao Andrea. Come sono messe a livello di digitalizzazione le imprese italiane, secondo te? Quanto ancora c’è da fare?

Se parliamo di digitalizzazione dei processi, credo che una buona percentuale di aziende sia a buon punto. Se parliamo invece di conservazione digitale, siamo indietro anni luce. Checché se ne dica, il cartaceo è tuttora la risorsa prediletta, quando invece lo spazio di manovra in questo senso sarebbe immenso. Le ragioni? Se l’azienda percepisce sin da subito un vantaggio considerevole, come nel caso della digitalizzazione della raccolta ordini, lo switch è immediato. D’altra parte, laddove i benefici sono indiretti, il ritardo nella conversione delle procedure diventa importante.

 

Quali sono i settori che risultano ancora indietro?

In generale la microimpresa: l’artigiano o il piccolo studio di consulenza percepiscono che il costo dell’impianto per digitalizzare il cartaceo è troppo alto rispetto ai benefici percepiti. In fin dei conti però, oggi, non è più così: le soluzioni in Cloud disponibili sul mercato consentono di investire pochissimo e di acquistare spazio considerevole per l’archiviazione. L’unico vero investimento è sul tempo: devo disporre di un operatore che porti avanti le procedure. Le aziende strutturate sono sicuramente più allineate su questo punto.

Quindi non farei tanto riferimento ai settori, quanto alle dimensioni delle aziende, e quindi allo spazio di manovra di cui dispongono per investimenti di questo tipo.

 

La digitalizzazione ha diversi “stadi” in un’azienda. Qual è il primo passo e quali sono invece gli step da seguire per chi ha da anni avviato un processo?

Non è facile rispondere, in quanto la digitalizzazione d’azienda è un processo che investe svariati settori interni.

Di certo, il primo passo è l’analisi di quelle che sono le operazioni manuali e ripetitive che vengono effettuate in azienda. In una fase preliminare, il compito del consulente consiste quindi nel comprendere quali siano i processi routinari compiuti dall’operatore. Si passa quindi allo studio e alla selezione di quelli che possono essere digitalizzati, perché è evidente che non tutti possono essere coinvolti nel cambiamento. Infine, il terzo e ultimo passo consiste nell’implementazione e nella formazione del personale che dovrà poi utilizzare la nuova tecnologia.

Digitalizzare un’azienda dall’oggi al domani è impossibile: l’ideale sarebbe iniziare con le procedure più impattanti, fino a implementare tutte le altre.

 

Quanto si risparmia con la digitalizzazione? Ci sono risparmi di costo maggiori in certi reparti rispetto ad altri?

Se parliamo di risparmio da un vista economico, sicuramente sì. Basti pensare all’impatto generato dalla fattura elettronica: stampa, gestione e archiviazione riunite in un unico processo. Uno studio del Politecnico di Milano, risalente a qualche anno fa, ha quantificato la riduzione dei costi per i professionisti che hanno optato per la gestione e la conservazione documentale in forma digitale. Viaggiamo dai 2 ai 4 euro per singolo documenti e tra 50 cent e 1 euro a pagina per i dichiarativi fiscali.

Il risparmio poi abbraccia anche il dispendio di tempo ed energie: per quantitativi di stampe considerevoli, dovrei disporre di un operatore incaricato. Si tratta di procedure minime, ripetitive, che tuttavia richiedono tantissimo tempo. Va da sé che il risparmio sul personale è enorme.

Altro esempio: chi gestisce il cash flow lo fa tutt’oggi con fogli Excel. Grazie all’ERP ho la possibilità di digitalizzare queste fase, per cui inserisco i dati nel gestionale e con un click ho tutti gli indicatori aggiornati a portata di mano. Ovvio, il cambiamento dipende dal grado di formazione e dalla cultura informatica presente in azienda.

 

Chi deve guidare questo processo in azienda?

Il processo decisionale parte dall’imprenditore. Poi entrano in ballo altre figure. Se parliamo della parte amministrativa, deve essere il referente responsabile a preoccuparsi che il processo funzioni nella maniera corretta. Nel caso di processi produttivi, è invece il responsabile della produzione.

In una realtà più strutturata la figura professionale dedicata dovrebbe essere il responsabile ced, che oltre a seguire il progetto di implementazione, si occupa della supervisione e del monitoraggio.

 

Che cosa fa Systematica in questo? Ci fai qualche esempio di caso concreto?

Per noi di Systematica digitalizzare non è un progetto standard. La nostra forza è quella di intervenire sul cliente con personalizzazione su misura, digitalizzando quelle procedure che normalmente non sarebbero incluse in soluzioni standard.

A tal proposito, porto l’esempio di un nostro cliente: la In.Tec. Elettrodomestici. L’azienda ci ha commissionato uno strumento con cui i propri rappresentanti potessero rapidamente consultare da cellulare lo stato degli ordini e dei clienti in tempo reale. Anche in questo caso, il gestionale standard non lo prevedeva: abbiamo progettato e realizzato quanto richiesto. Potenzialmente, potremmo digitalizzare qualsiasi processo.

 

Ci sono incentivi e agevolazioni in merito in Italia? È facile ottenerle?

Assolutamente sì. In questo senso, abbiamo attivato da qualche mese una collaborazione con ProjectFin, ente di consulenza manageriale che si occupa di finanza agevolata. Le opportunità a riguardo oggi sono considerevoli: bandi regionali, europei, e molto altro. Le modalità di accesso, tuttavia, non sono poi tanto semplici da adempiere. Disporre di un professionista che si muova esclusivamente su questo fronte può rappresentare un’arma in più per le aziende che vogliono usufruire di incentivi e agevolazioni per la digitalizzazione.

 

 

Per maggiori informazioni sulle opportunità offerte dalla digitalizzazione, compila questo form o scrivici a info@systematicanet.it oppure chiama lo 0733 967019. Andrea e il nostro team di consulenti è a tua disposizione.