Immagini un nuovo modello organizzativo per la tua azienda? Vorresti migliorare i risultati e la produttività dei tuoi colleghi e dipendenti? In questo post cerchiamo di spiegare cos’è la filosofia aziendale dello Smart Working e come poter organizzare un percorso di cambiamento che coinvolga la tua organizzazione.
Sul tema, puoi consultare anche il nostro webinar dedicato, insieme a molti altri contenuti specifici su misura per te.
Lo Smart Working è prima di tutto una filosofia aziendale
A livello normativo, lo Smart Working è regolato per legge e si può definire in questo modo:
“Il lavoro agile (o smart working) è una modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”
Legge n. 81 del 22 maggio 2017, pubblicata sulla Gazzetta Ufficiale n. 135 del 13 giugno 2017
Al di là delle definizioni ufficiali, però, lo smart working è prima di tutto una filosofia aziendale. Questo approccio fa soprattutto riferimento al change management (scelte che riguardano il futuro e l’evoluzione di un’organizzazione) e al project management (capacità di condurre e portare a termine progetti complessi, che coinvolgono aree aziendali diverse e, di conseguenza, relativi manager e responsabili). L’obiettivo dello Smart Working non è tanto quello di permettere alle persone di lavorare da casa (l’obiettivo del telelavoro), quanto quello, ben più importante, di rendere agile un’organizzazione.
Rendere agile un’impresa coinvolge aspetti diversi e impatta su:
- Tecnologia: possibilità di lavorare e collaborare ovunque, accedendo a strumenti e dati necessari;
- Spazi: concepire i luoghi di lavoro in modo nuovo, anche a livello architettonico, secondo principi di activity-based workplace;
- Persone e cultura: favorire l’imprenditorialità, la collaborazione e la crescita continua dei dipendenti, i quali bilanciando tempi di vita e lavoro vedranno una crescita di produttività.
Non c’è un’unica formula di Smart Working
Le aree di impatto possono riguardare:
- costi (costi fissi, come quelli relativi alla riorganizzazione degli spazi di lavoro, o al riassetto delle tecnologie IT; costi variabili, come rimborsi spese, permessi, straordinari)
- efficienza aziendale (aumento di flessibilità e produttività lavorativa, efficientamento dei processi, miglioramento del clima aziendale)
- miglioramento dell’immagine (brand reputation, talent acquisition, comunicazione interna…)
Questo punto è essenziale, perché non esiste un’unica formula di smart working, ma forme diverse che vanno ad intercettare bisogni diversi. Se dunque un’azienda può pensare di usare lo smart working per aumentare la produttività, un’altra può farlo per ridurre i costi del personale, e così via.Capiamo che lo smart working, per essere realizzato in maniera strutturata, deve avere degli obiettivi chiari e specifici. Da qui la prima critica a chi l’ha immaginato come una modalità di lavoro volta semplicemente ad aggirare il problema di mobilità legato al Covid19.
Change Management per lo Smart Working: preparare il cambiamento in azienda
Il lavoro in remoto è emerso forzatamente a causa del coronavirus, senza però la maggior parte delle volte una cultura del cambiamento. Questo ci porta a pensare che, appena rientrerà l’emergenza, molte aziende potrebbero revocare lo smart working. Con quale conseguenza? Che ad esempio, il lavoratore che ha capito che lo stesso lavoro si può fare a distanza e con dei risultati positivi, sarà frustrato e meno produttivo quando dovrà di nuovo fare ore di traffico ogni giorno per svolgere quel ruolo che avrebbe potuto fare da casa.
Ecco perché il punto sta nel saper distribuire il “potere” e le deleghe attraverso un’organizzazione flessibile e decentrata. Quando il potere è distribuito, c’è minore accentramento sulla proprietà o sui manager, e il management diventa partecipativo. Occorre premiare la trasparenza, il benessere delle persone, dove i team e non i manager sono responsabili dei risultati.
Nelle organizzazioni flessibili le decisioni si prendono consensualmente, i processi operativi sono meno articolati e complessi. Le persone devono però essere coinvolte nella decisione di adottare il lavoro agile. Non è detto che tutti possano volerlo o ne comprendano i vantaggi.
È possibile che lo smart working venga percepito come una punizione, oppure un tentativo di preparare il terreno a un licenziamento. Non deve passare come una cosa “imposta” dall’alto. Sviluppare una cultura del cambiamento significa lavorare alla partecipazione dei dipendenti alle decisioni e la responsabilizzazione del personale : far emergere e premiare atteggiamenti il più possibile aperti e collaborativi.
Il piano di comunicazione dello Smart Working
La fase di comunicazione è essenziale. L’assenza di comunicazione genera caos e potenzialmente un fallimento del progetto. Ecco perché è importante progettare fin dall’inizio una strategia di comunicazione per coinvolgere il personale e gli stakeholders esterni su quanto si sta facendo.
Ecco le fasi più importanti del piano di comunicazione per lo Smart Working:
- Dare un’identità (naming, logo) al percorso. Creare un brand per lo Smart Working
- Definire un piano di comunicazione del progetto, vs interno e vs. esterno
- Organizzare focus group e workshop con il personale, per raccogliere input e idee e rendere il processo partecipativo (incontri “operativi”)
- Condividere con tutto il personale il percorso e fare divulgazione dello smart working (incontri informativi “allargati”, momenti “istituzionali”)
- Creare materiale comunicativo per tenere costantemente informate le persone (presentazioni, video, infografiche, etc.)
Un’idea potrebbe essere anche quella di nominare degli ambassador interni, dipendenti che per natura o vocazione propria sposano il progetto più altri e aiutano a vincere le resistenze dei più reticenti.
Lo Smart Working non è solo una questione di tecnologia
Abbiamo visto dunque come, sebbene l’aspetto tecnologico sia importantissimo per poter permettere alle persone di lavorare a distanza e ai team di essere produttivi anche da remoto, molto dell’approccio allo Smart Working riguarda la mentalità aziendale e imprenditoriale: in altre parole, la cultura organizzativa.
Ecco perché un’indagine condotta durante la fase più acuta del Covid19 ha dimostrato che una larga parte delle imprese e dei lavoratori auspicavano di tornare a “fare le cose come prima”. Per molti titolari, il fatto di non avere i propri dipendenti sempre “sotto controllo” ha comportato delle inefficienze. Questo è dovuto al fatto che il cambiamento è arrivato all’improvviso e in maniera forzata, senza essere stato voluto o preparato in anticipo.
Quello “ai tempi del Covid” non è stato, dunque, Smart Working, ma telelavoro in stato di necessità. In tutto questo, il percorso per migliorare e adattare l’organizzazione alle sfide dei mercati, va preparato e coinvolge sia il lato IT che quello della gestione del personale. Un percorso di successo è possibile, ma solo se c’è la volontà da parte del vertice d’impresa nel mettersi in gioco.
