Uno dei principali ostacoli che si trova di fronte il titolare di uno studio professionale è la gestione delle proprie risorse, ossia dei collaboratori che lavorano nello studio.
Il “prodotto” di uno studio professionale è il tempo: quello che viene dedicato ai clienti per fornire consulenza, per erogare servizi o per dare assistenza. A cui si aggiunge il tempo per la formazione (necessaria) e quello per l’organizzazione: riunioni, meeting di progetto, momenti interni di condivisione.
Il problema è che il tempo, senza un’adeguata organizzazione, rischia di essere sprecato: quante volte ti è capitato di perdere ore dietro a mail, telefonate e risoluzione di problemi all’apparenza banali? E quanto spesso ti sei chiesto come il tuo personale stesse utilizzando il proprio tempo, se il team è efficiente, o se c’è qualcuno che “gira a vuoto”?
E che dire di quella sensazione, comune a tutti, di arrivare a fine giornata lavorativa con la sensazione di non aver concluso nulla di realmente importante?
Tutte queste domande, e preoccupazioni, rientrano nel cosiddetto time management, ossia nella capacità di gestire il tempo a disposizione (sia professionale, che privato).
Gestione del tempo: perché è importante e come si può fare
Il time management è un processo di pianificazione e controllo del tempo per ottimizzare le attività aziendali con il fine di aumentare l’efficienza e la produttività.
La gestione del tempo può essere migliorata attraverso l’uso di una serie di tecniche e di strumenti tecnologici adeguati.
La prima cosa da fare è scoprire come viene impiegato il tempo. Per ottimizzare qualsiasi attività infatti, è necessario capire a fondo come essa venga svolta.
- Fotografando l’utilizzo del tempo in ogni suo dettaglio;
- Suddividendo le attività per tipologia;
- Ricorrendo ad un programma di tracciamento del tempo.
Dopo aver identificato le attività e iniziato il tracciamento, è possibile passare alla seconda fase, quella che ci permette di classificare le attività svolte secondo il grado di importanza e di urgenza.
Gestione del tempo: suddividere le attività in categorie
Per gestire il tempo in modo ottimale, può essere utile classificare con le lettere A, B e C, le diverse attività da svolgere, classificandole in:
A = attività importanti e urgenti
B = attività importanti, ma non urgenti
C = attività né importanti, né urgenti
Tra le A, vanno indicate tutte quelle attività che hanno priorità e che vanno svolte subito. Ad esempio, se salta la rete wi-fi e lo studio non può lavorare, la risoluzione di questa problematica è una assoluta priorità. Queste attività hanno di solito una scadenza immediata, e dunque si portano dietro una componente di forte stress.
Tra le B, rientrano quelle attività decisive nel medio e lungo termine, che però normalmente trascuriamo, proprio perché non hanno una scadenza. Queste attività ci permettono di crescere, migliorare, dare futuro alla nostra attività. Ad esempio: pianificare la settimana di lavoro, stabilire gli obiettivi del team, fare una riunione strategica, analizzare le esigenze di potenziali clienti per sviluppare proposte migliori, presentarsi ad un evento di networking, e così via.
Tra le C, abbiamo tutte quelle attività che ci fanno perdere del tempo. Possono essere sia inerenti al lavoro, come una riunione che si prolunga in chiacchiere, oppure non collegate al lavoro, ma che tolgono tempo prezioso (di cui spesso non ci rendiamo conto), come leggere discussioni sui social network, navigare in rete senza uno scopo, guardare il meteo, e così via.
Normalmente, dedichiamo alle attività A e C, più tempo di quanto immaginiamo. È solamente attraverso il tracciamento del tempo e l’etichettarle in categorie, che riusciamo a distinguere e avere percezione di come è organizzato il nostro tempo e quello dei collaboratori. È scontato dire che dovremmo cercare di dedicare (e far dedicare) tempo necessario alle attività B, poiché è qui che risiede il benessere e la crescita della nostra attività.
Come e perché una soluzione tecnologica può aiutarti a migliorare la gestione del tempo
Dotarsi di un software gestionale per il proprio studio professionale, permette di lavorare con più efficienza, meno errori e di minimizzare gli sprechi di tempo.
Questo è possibile poiché possiamo riportare le attività dello studio e l’organizzazione del personale all’interno della piattaforma, potendo monitorare gli andamenti del lavoro in maniera interamente digitale, tenendo traccia di tutto.
La gestione del tempo dello studio, infatti, effettuata su una piattaforma gestionale “all-in-one”, consente di lavorare alla fatturazione elettronica, contabilità e bilanci, dichiarazione dei redditi, gestione del personale e molto altro, potendo continuamente monitorare le scadenze e avere il controllo delle attività dei propri collaboratori.
Attraverso un software gestionale in cloud, inoltre, la collaborazione con dipendenti e clienti è continua e può avvenire in real-time, anche fuori ufficio, grazie alla possibilità di condividere in modo bidirezionale informazioni, dati e molto altro.
È per questo che consigliamo fortemente di dotarsi di un gestionale evoluto per quegli studi che non hanno ancora una soluzione di questo tipo: lavorare in maniera più efficiente, gestire il proprio team, e organizzare il tempo è il modo migliore per garantire crescita e redditività al proprio studio.
